MSB Arşiv Müdürlüğü'ndeki Askerî Hastane Kayıtları aşağıdaki dokümanlardan oluşmaktadır;
- Klinik Evrakı, Hasta ve Yaralı Evrakı, Hasta Tahliye Fişleri,
- Karantina Defterleri, Sağlık Kurul Defterleri, Sağlık Raporları ve Sağlık Muayene Fişleri.
Askerî Hastanelerce düzenlenip 5 yıl saklanan sağlık kurulu evrakı süresiz olarak, tedavi belgeleri ise 30 yıl süreyle MSB Arşiv Müdürlüğü’nde muhafaza edilmektedir.
Şahsın kendisi veya vekili, 1'nci derece akrabası, resmi kurumlar ve mahkemeler; askerlikten muafiyet, malulen emeklilik, vergi indirimi, yeniden tedavi olma ve mahkemelerde kanıt olarak kullanmak maksadı ile belgesi istenen şahsın nüfusa kayıtlı bulunduğu il-ilçenin Askerlik Şubesi Başkanlığı veya rapor aldıkları hastane baştabipliği kanalı ile başvuruda bulunmalıdır.
Başvuru yapılırken;
- Dilekçe
- Rapor veren Askeri Hastane ismi,
- Rapor tarih ve numarası, Karantina No, Protokol No,
- Hastanede yatmışsa taburcu tarihi,
- Kayıtlı olduğu Askerlik Şubesi ismi,
- Köy veya mahalle ismi,
- Doğum Tarihi,
- Askerlik Numarası.